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2026-10-21・フリーランス / 確定申告

個人事業主の売上と経費をExcelで管理する最低限の列｜確定申告で困らない付け方

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個人事業主が売上と経費をExcelでつけるなら、最低限の列は「日付・取引先・内容・金額・区分（科目）」の5つです。国税庁の案内では、帳簿には取引の年月日、相手方の名前、金額などを書くことになっています。これに「何の取引か」と「どの科目か」を足すと、確定申告のときに集計しやすくなります。

この記事では、次のことをまとめます。

税金の扱いは、人によって違います。制度の細かいところは、国税庁の案内で確認してください。

1. 国税庁の案内で「帳簿に書くこと」を確認する

まず、もとになるルールを見ます。

国税庁のタックスアンサー「No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度」では、事業所得などがある人は、売上などの収入や、仕入れ・経費について、次のようなことを帳簿に書くとしています。

また、同じページでは、取引を1件ずつ書かずに日々の合計金額をまとめて書くなど、簡単な方法でもよいとしています。そのうえで、所得金額を正しく計算できるように、帳簿は整然と、はっきり書く必要があるとしています。

青色申告の人は、ルールが少し違います。国税庁のタックスアンサー「No.2070 青色申告制度」では、原則として、貸借対照表と損益計算書を作れる正式な簿記（一般に複式簿記）で記録するとしています。簡単な方法として、現金出納帳・売掛帳・買掛帳・経費帳・固定資産台帳などをそろえる方法も認められています。

この記事の表は、白色申告の人や、青色申告でも会計ソフトに入れる前の「下書き」として使う人を想定しています。青色申告で控除を受けたい人は、必要な帳簿の形を国税庁の案内で確認してください。

2. 最低限の5列

1行に1つの取引を書きます。 1行目には見出しを入れます。

列 見出し 入れるもの（例）
A 日付 2026/10/05
B 取引先 〇〇商店
C 内容 ロゴ制作
D 金額 55000
E 区分 売上

A 日付 取引をした日です。Excelの日付として入れます（2026/10/5 のように入力）。文字の「10月5日」で入れると、あとで月ごとに集計しにくくなります。

B 取引先 相手の名前です。お店の名前や、仕事をくれた会社の名前を書きます。同じ相手は、いつも同じ書き方にします。「(株)〇〇」と「株式会社〇〇」が混ざると、相手ごとの合計が分かれてしまいます。

C 内容 何の取引かを短く書きます。「ロゴ制作」「プリンターのインク」「打ち合わせの電車代」などです。半年後に見て、自分で思い出せる言葉にします。

D 金額 数字だけを入れます。「円」は書きません。売上も経費も、プラスの数字で入れて、E列で区別するとわかりやすいです。

E 区分 「売上」か、経費の科目名を入れます。経費の科目は、確定申告の書類の項目に合わせておくと、あとで写すだけになります。

国税庁の「収支内訳書（一般用）の書き方」には、経費の科目ごとの説明があります。たとえば、次のような分け方です。

科目 国税庁の説明にある例
旅費交通費 電車賃、バス代、タクシー代、宿泊代
通信費 電話料、切手代
水道光熱費 水道料、電気料、ガス代
荷造運賃 商品の包装材料費、運賃
租税公課 事業税、固定資産税、印紙税など

どの科目にするか迷うものは、国税庁の書き方の説明を見て決めます。 一度決めたら、同じものは毎回同じ科目にします。

3. あると助かる列

最低限の5列に、次の列を足すと、確定申告のときに困りにくくなります。

列 見出し 入れるもの 何に役立つか
F 支払方法 現金・カード・振込 カードの明細や通帳と照らし合わせるとき
G 証拠 領収書の番号やファイル名 どの領収書の行か、すぐ探せる
H 事業の割合 100%、30% など 家と仕事で共用しているもの
I 経費にする額 =D2*H2 実際に経費に入れる金額
J メモ 自由 迷ったことや、確認したいこと

G列「証拠」の付け方

紙の領収書には、もらった順に番号を書きます（例：2026-001）。同じ番号をG列に入れます。こうすると、Excelの行から紙の領収書を、紙からExcelの行を、どちらからでも探せます。

H列「事業の割合」の考え方

家の電気代やスマホ代のように、仕事とプライベートの両方で使うものがあります。国税庁の「収支内訳書（一般用）の書き方」では、家事に使った部分は必要経費にならないとしています。分け方は、使った面積や時間など、合理的な基準で決めるとしています。

割合の決め方は人によって違います。自分の場合にどう分けるかは、国税庁の案内で確認するか、税務署・税理士に相談してください。

4. 確定申告で困らない付け方のルール

列を作ったら、付け方のルールを決めます。ルールがばらばらだと、1年分を集計するときに手間が増えます。

ルール1：1つのシートに1年分

1月から12月まで、同じシートに下へ足していきます。月ごとにシートを分けると、1年の合計を出すときに足し忘れが起きやすくなります。月ごとの合計は、あとで式で出せます。

ルール2：区分は入力規則で選ぶだけにする

E列の区分を手で打つと、「通信費」と「通信料」のような表記ゆれが出ます。 Excelの「データの入力規則」で、リストから選ぶようにすると防げます。

  1. 別のシートに、科目の一覧を縦に書く
  2. E列を選ぶ
  3. 「データ」タブ →「データの入力規則」
  4. 「入力値の種類」で「リスト」を選ぶ
  5. 「元の値」に、科目の一覧の範囲を指定する

ルール3：合計は式で出す

科目ごとの1年の合計は、SUMIF関数で出せます。たとえば、L列に科目名を並べて、M列に次の式を入れます。

=SUMIF($E:$E,L2,$I:$I)

「E列がL2と同じ行の、I列（経費にする額）を足す」という意味です。売上の合計は、L列に「売上」と書いて、同じ式で出せます（売上の行はH列を100%にしておきます）。

ルール4：その月のうちにつける

1年分をまとめてつけようとすると、内容を思い出せない取引が出てきます。月に1回、カードの明細と通帳を見ながら、その月の分を入れておくと楽です。

ルール5：あとから直すときは、メモを残す

金額や科目を直したら、J列に「10/20 科目を通信費に変更」のように書いておきます。あとで見直したとき、なぜ変えたかがわかります。

5. 保存のこと

Excelの表だけでなく、帳簿と書類の保存も決まっています。

国税庁の「No.2080」では、白色申告の人の保存期間を、次のように示しています。

保存するもの 保存期間
収入金額や必要経費を書いた帳簿（法定帳簿） 7年
決算に関して作った棚卸表などの書類 5年
請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 5年

青色申告の人は、「No.2070」で、帳簿と書類は原則7年、書類によっては5年でよいものもある、とされています。

自分の場合に何年とっておけばよいかは、無料の帳簿・領収書の保存期間チェッカーで確認できます。青色・白色などを選ぶと、国税庁の表にそって保存期間を表示します。

メールやネットで受け取った請求書・領収書

最近は、請求書をPDFでメールで受け取ったり、ネットで買った物の領収書が画面にだけ出たりします。こうしたデータのやり取りは「電子取引」と呼ばれます。

国税庁の電子帳簿等保存制度の特設サイトでは、所得税法上の保存義務がある人は、特に「電子取引」の扱いを確認するよう案内しています。国税庁のパンフレットでは、こうしたデータはデータのまま保存する必要があること、PDFやスクリーンショットで保存してもよいことが書かれています。また、日付・金額・取引先で探せるようにする方法の例として、ファイル名を 20261005_55000_〇〇商店 のように規則的に付ける方法が紹介されています。

この「日付_金額_取引先」の形は、Excelの表のG列「証拠」にもそのまま使えます。細かい要件は改正されることがあるので、最新の内容は国税庁の特設サイトで確認してください。

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まとめ

まずは、今月の取引を5行だけ入れてみてください。列が足りないところがあれば、そのときに足せば大丈夫です。

よくある質問

Q. 売上と経費は、別々のシートに分けたほうがいいですか？

A. どちらでも集計はできます。 1つのシートにまとめて、E列の区分で「売上」と経費の科目を分けると、入力する場所が1つで済みます。月ごとの合計もSUMIFで出せます。

Q. 1件ずつ書かないといけませんか？

A. 国税庁の「No.2080」では、白色申告の人は、日々の合計金額をまとめて書くなど、簡単な方法でもよいとしています。青色申告の人は求められる帳簿の形が違うので、「No.2070」で確認してください。

Q. Excelの表を印刷して保存しないといけませんか？

A. 国税庁の電子帳簿保存法の案内では、最初から一貫してパソコンで作った帳簿は、一定の要件のもとでデータのまま保存できるとしています。自分の帳簿がその要件に合うかは、国税庁の特設サイトで確認してください。

Q. 家賃や電気代は、全部経費にできますか？

A. 国税庁の「収支内訳書（一般用）の書き方」では、家事に使った部分は必要経費にならないとしています。仕事で使った割合を、使った面積や時間など合理的な基準で分けます。自分の場合の分け方は、国税庁の案内や税務署で確認してください。

参考にした資料

※この記事はAIを活用して作成し、国税庁の公式ページで2026年10月20日に確認しています。税金の扱いは人によって違うため、最新の内容は国税庁の案内で確認してください。

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