2026-10-19・DX / フリーランス

請求と入金確認をラクにする仕組みの作り方

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フリーランスや個人事業主は、仕事のあとに「請求」と「入金確認」が待っています。請求書を作る。送る。入金を待つ。入っていなければ連絡する。一つ忘れると、お金が遅れます。

この記事では、請求と入金の流れを5つに分けました。特定のサービスをすすめる記事ではありません。まずは、今ある表計算ソフトやメールでできることを整理します。

1. 請求書に書く項目

インボイス制度の登録をしている人は、請求書（適格請求書）の書き方が決まっています。国税庁のページには、記載事項が次の6つ挙がっています。

• 交付先（相手方）の氏名または名称
• 自分の氏名または名称と、登録番号
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目なら、その旨）
• 10％・8％ごとの対価の合計額と、適用税率
• 10％・8％ごとの消費税額等

登録番号は、登録のあとに税務署から通知される番号です。小売業や飲食店業などでは、一部を省ける簡易な形もあります。また、買い手から求められたときは、インボイスを渡す必要があります。渡したものの写しは、保存しておく必要があります。

登録しているかどうか、自分の取引に何が必要かは、状況で変わります。国税庁の案内で確認してください。

最初の一歩 今使っている請求書のひな形に、上の6つがそろっているか見てみましょう。

2. 請求書の番号ルールと保存

番号は、自分で決めたルールで付けます。たとえば「年月＋連番」です。2026年10月の1通目なら「202610-001」。ルールを決めておくと、探しやすくなります。抜けや二重にも気づきやすいです。

なお、国税庁のインボイスのページに挙がった6項目には、請求書の番号はありません。番号は、自分の管理のために付けるものと考えるとよいでしょう。

メールで送り受け取る書類は、データで保存する

請求書をメールやWebで受け取ったり、送ったりすることがあります。国税庁のパンフレットによると、書面でやりとりしていれば保存が必要な書類（注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書など）に当たる電子取引のデータを受け取ったり渡したりしたときは、その電子データの保存が義務付けられています。

同じパンフレットは、原則のルールを3つ挙げています。

• 改ざん防止の措置をとる
• データを確認できるディスプレイやプリンタ等を備え付ける
• 「日付・金額・取引先」で検索できるようにする

検索のしかたの例として、パンフレットには次の2つがあります。

• 表計算ソフトで索引簿を作り、それで検索できるようにする
• 「日付・金額・取引先」の順のファイル名にして、特定のフォルダに集める

細かい要件や例外、猶予の扱いは、状況によって違います。国税庁のページか、税理士にご確認ください。

最初の一歩 受け取った請求書のデータを入れる、専用のフォルダを1つ作りましょう。

3. 一覧表で「請求日・期日・入金日・状態」を管理する

請求と入金は、1枚の一覧表にまとめると楽になります。スプレッドシートで十分です。

状態の列は、入力規則（プルダウン）にすると、書き間違いが減ります。「入金日が空で、今日が期日を過ぎている」行に色を付ける条件付き書式を使うと、期日超過に気づきやすくなります。

最初の一歩 今月の請求を、1行ずつ表に書き出しましょう。

4. 入金の照合（消し込み）

入金の確認は、通帳やネットバンクの明細と、一覧表を見比べて行います。これを「消し込み」といいます。

やり方の例です。

1. ネットバンクの入出金明細をCSVでダウンロードする（対応しているか、銀行のページで確認）
2. 一覧表の隣のシートに貼る
3. 金額で一覧表と見比べ、入金日と「入金済み」を書き込む

気をつけたいのは、次の3つです。

• 振込名義が、取引先の名前と違うことがある
• 振込手数料が引かれて、金額が少し足りないことがある
• 複数の請求書がまとめて入金されることがある

合わないものは「要確認」にしておき、あとで取引先に聞きます。照合は、週に1回、時間を決めて行うと続けやすいです。

最初の一歩 毎週金曜の10分を、入金確認の時間にしましょう。

5. 期日を過ぎたときの連絡

期日を過ぎても入金がないときは、早めに、丁寧に連絡します。相手の入れ違いや見落としのことも多いからです。まず事実の確認から始めましょう。

1回目（期日の翌日〜数日後）

○○様いつもお世話になっております。□□です。 10月分のご請求（請求書番号 202610-001、55,000円、お支払期日10月31日）について、本日時点でお振込みを確認できておりません。すでにお手続き済みでしたら、行き違いをお許しください。お手数ですが、状況をご確認いただけますでしょうか。請求書を添付いたします。よろしくお願いいたします。

2回目（1週間ほどあとにもなければ）

○○様先日ご連絡した10月分のご請求（請求書番号 202610-001）について、改めてご確認をお願いいたします。今月末までのお振込みが難しい場合は、お支払いの予定日をお知らせください。

文面は、一覧表の「備考」列や、メールの下書きに保存しておくと、すぐ使えます。連絡した日も、備考に残しておきましょう。

開業届と確定申告の入り口

これから個人事業を始める人は、次の2つも確認しておきましょう。国税庁のタックスアンサー（No.2090）には、次のように書かれています。

• 個人事業の開廃業等届出書（開業届）：提出期限は、事業の開始等があった日の属する年分の確定申告期限まで。提出先は所轄税務署
• 所得税の青色申告承認申請書：原則、青色申告書で申告しようとする年の3月15日まで。その年の1月16日以後に新たに事業を始めた場合などは、事業開始等の日から2か月以内。提出先は所轄税務署

確定申告書は、国税庁の「確定申告書等作成コーナー」で作れます。国税庁の確定申告のページには、スマホとマイナンバーカードでe-Taxを使う特集や、マイナポータル連携で自動入力する案内もあります。

ここまでに作った一覧表と、保存した請求書のデータがあると、申告のときに数字をそろえるのが楽になります。

まず何から始めるか

5つ全部を、一度にやる必要はありません。いちばん困っているものを1つ選び、「最初の一歩」だけやってみてください。

続けるコツは3つです。

• 入力する場所を1つに決める
• 項目を増やしすぎない
• 週に1回、10分だけ見直す

どの方法が自分に合うか迷ったら、無料の診断アプリも使えます。 業務の自動化 診断＆推進プランでは、「自分の業務と環境を選ぶと、方法の比較とおすすめが出ます（無料）」。

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出典

• 国税庁「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice_about.htm
• 記載事項6項目、登録番号は登録後に税務署から通知される番号であること、簡易な形があること、求められたときの交付と写しの保存
• 国税庁パンフレット「電子取引データを適切に保存できていますか？」（令和6年11月） https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0024011-003_01.pdf
• 書面なら保存が必要な書類に当たる電子取引データの電子保存が義務付けられていること、原則のルール3つ、索引簿とファイル名による検索の例
• 国税庁「電子帳簿保存法関係 電子取引関係」 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm
• 上記パンフレットや、要件チェックシート、一問一答などの案内があること
• 国税庁タックスアンサー No.2090「新たに事業を始めたときの届出など」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2090.htm
• 開業届と青色申告承認申請書の提出期限・提出先
• 国税庁「確定申告特集」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/tokushu/index.htm
• 確定申告書等作成コーナー、スマホとマイナンバーカードでe-Tax、マイナポータル連携による自動入力の案内

※この記事はAIを活用して作成し、出典の公式ページで2026年10月19日に確認しています。税の扱いは状況で変わるため、国税庁の案内や税理士にご確認ください。