2026-10-19・DX / 飲食店

小さな飲食店の事務を楽にする6つの入り口

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カフェ、居酒屋、ラーメン店。小さな飲食店は、営業が終わってからも仕事があります。予約の確認、シフト表、仕入れの記録、売上の集計。気づくと閉店後に1時間かかっている、ということもあります。

この記事では、事務を6つに分けました。それぞれ「何が大変か」「やり方の例」「最初の一歩」を書いています。特定のサービスをすすめる記事ではありません。まずは今ある道具でできることを整理します。

1. 予約の受付と台帳

大変なこと 電話、SNS、店頭と、予約の入り口がばらばらです。メモが紙やスマホに散らばり、ダブルブッキングも心配です。

やり方の例 - スプレッドシートの予約台帳：日付、時間、人数、お名前、席、メモを1行ずつ書く - Googleカレンダーの予約スケジュール：予約ページを作って、空いている時間を選んでもらう

Googleの公式ヘルプによると、予約スケジュールはパソコンのブラウザで作ります。AndroidやiPhone・iPadのカレンダーアプリでは作れません。予約フォームでは、名と姓とメールアドレスが必須です。項目を足すこともできます。リマインダーは最大5回まで送れますが、メールの本文は編集できません。席数や人数の細かい管理が必要な店は、まず台帳で足りるか考えてみましょう。

最初の一歩 今週の予約を、1つの台帳に集めます。入り口が多くても、書き込む場所を1つにするだけで確認が楽になります。

2. シフト作成と勤怠の集計

大変なこと スタッフの希望を聞いてまとめる作業が、毎月あります。勤務時間の集計も手計算になりがちです。

やり方の例 - Googleフォームで希望日を集める - 回答をスプレッドシートにまとめる - 出勤と退勤の時刻を表に入れ、引き算で勤務時間を出し、月末にSUMで合計する

Googleの公式ヘルプによると、フォームの回答は、リンクしたスプレッドシートに表として整理できます。ただし、フォームの共同編集者には、新しく作った回答用シートの権限が自動で付きますが、あとから権限を変えても自動では同期されません。フォームとシートを別々に見直してください。

最初の一歩 来月分の希望日を、フォームで1回集めてみましょう。

3. 仕入れ・発注の記録と在庫

大変なこと 「あの食材、まだあったかな」と、冷蔵庫や倉庫を見に行く時間がかかります。発注のし忘れや、頼みすぎも起こります。

やり方の例 - スプレッドシートの在庫表：品名、仕入れ先、現在数、これ以下なら発注する数 - 仕入れの記録表：日付、仕入れ先、品名、金額を毎回1行入力する - 月末に仕入れ先ごとに合計して、請求書と見比べる

在庫表は、月末や週末など、数える日を決めておくと続きます。毎日数えようとすると、長続きしません。

最初の一歩 よく切らす品を5つだけ表にします。全部の食材を書く必要はありません。

4. 売上日報の集計

大変なこと 閉店後に、レジのレシートやメモを見ながら合計を出す時間がかかります。

やり方の例 - 日付、客数、売上、支払い方法ごとの金額を、毎日1行入力する - 月の終わりに、表計算の合計機能（SUMIFなど）で支払い方法別、曜日別に集計する - 客数で売上を割ると、客単価が出る - 天気や曜日のメモも1列足すと、仕込みの量を考える材料になる

最初の一歩 その日のうちに、売上を1行入力します。後から集計が一気に楽になります。

5. 口コミ・問い合わせの返信文

大変なこと 口コミや問い合わせに、毎回ゼロから返事を考えると時間がかかります。忙しい日は後回しになります。

やり方の例 - よく使う返信文を、スプレッドシートや文書にまとめておく - 単語登録で「ありがとう」と打つと、お礼の長文が出るようにする - 口コミ返信は、お礼、お料理への一言、結びの順に決めておく

営業時間、定休日、アレルギー、予約方法など、よく来る質問の答えも1か所にまとめておくと、すぐ返せます。

最初の一歩 よく来る質問を3つ選び、返信文を書いて保存します。

6. レジと会計ソフトのデータ連携の考え方

大変なこと レジの売上を、会計用にもう一度手で入力している店は少なくありません。二度手間で、写し間違いも起こります。

考え方 - まず、レジから売上データ（CSVなど）を取り出せるか確認する - 取り出せたら、日付や金額の並びを会計側の取り込み形式に合わせる - 手で打ち直すのは「1回だけ」にして、そのあとはコピーや取り込みで済ませる - どこまで自動にするかは、毎月の件数を見て決める

最初の一歩 今のレジの説明書か管理画面を見て、「データを書き出す」機能があるか確かめます。なければ、日報の表から集計するだけでも十分です。

領収書を求められたとき

国税庁の案内によると、小売業、飲食店業、タクシー業など不特定多数の人に販売する事業者は、適格簡易請求書（簡易インボイス）を出せます。通常の適格請求書にある「交付先の名称（宛名）」は省略できます。また、税率と税額は、どちらか一方の記載でよいとされています。自分の店が対象になるか、書き方が合っているかは、国税庁の案内で確認してください。

まず何から始めるか

6つ全部を一度にやる必要はありません。いちばん時間がかかっているものを1つ選び、「最初の一歩」だけやってみてください。

続けるコツは3つです。

• 入力する場所を1つに決める
• 項目を増やしすぎない
• 週に1回、5分だけ表を見直す

スタッフが複数いる場合は、入力のルール（日付の書き方、品名の呼び方）も先にそろえておくと、あとの集計が楽になります。

どの方法が自分に合うか迷ったら、無料の診断アプリも使えます。 業務の自動化 診断＆推進プランでは、「自分の業務と環境を選ぶと、方法の比較とおすすめが出ます（無料）」。飲食店では、予約の受付と管理、シフト作成と勤務時間の集計、在庫・消耗品の発注と記録、売上日報の集計、問い合わせ・口コミ返信の定型化、来店・リピートの分析などを選べます。

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出典

• Googleカレンダー ヘルプ「予約スケジュールを作成する」 https://support.google.com/calendar/answer/10729749
• 予約スケジュールはパソコンのブラウザで作る（AndroidやiPhone・iPadのカレンダーアプリでは作れない）、予約フォームは名・姓・メールが必須で項目追加可、リマインダーは最大5回でメール文は編集不可
• Googleフォーム ヘルプ「回答を確認する」 https://support.google.com/docs/answer/2917686
• 回答をスプレッドシートに表として整理できること、共同編集者に回答用シートの権限が自動付与され、後の権限変更は同期されないこと
• 国税庁「適格請求書等保存方式（インボイス制度）の概要」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice_about.htm
• 小売業・飲食店業・タクシー業など不特定多数に販売する事業者は適格簡易請求書を交付できること、宛名（交付先の名称）は省略できること、税率または税額のどちらか一方の記載でよいこと

※この記事はAIを活用して作成し、出典の公式ページで2026年10月19日に確認しています。