2026-10-20・DX / 不動産

小さな不動産会社の事務を楽にする入り口

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不動産の仕事は、案内や商談だけではありません。反響への返信、物件資料づくり、契約書の準備、更新の管理、入金の確認。机の上の仕事もたくさんあります。

この記事では、小さな不動産会社（売買仲介・賃貸管理）の事務を、6つに分けて見ます。それぞれ「何が手間か」「方法」「はじめの一歩」を書きました。

高いシステムを入れる話ではありません。Excel、Googleスプレッドシート、定型文など、今ある道具で始められることを中心にしています。全部を一度に変えなくて大丈夫です。まずは1つだけ選んでください。

1. 反響メールの記録

何が手間か ポータルサイト、自社サイト、電話。問い合わせの入り口がいくつもあります。誰がいつ返信したか分からず、返信もれや二重対応が起きがちです。

方法 - スプレッドシートで「反響台帳」を作る（受付日・入り口・お客さま名・物件・担当・対応状況） - 反響メールの件名や本文から、日付や物件名を台帳へ写すしくみをGASで作る - 最初の返信を定型文にしておく（お礼・物件の空き状況・案内できる日時の候補）

はじめの一歩 今週届いた反響を、1つの台帳に書き出します。「対応状況」の列に「未返信・返信済み・案内予定・終了」の4つだけを使う、と決めましょう。これだけで、返信もれが目で見えるようになります。

何が手間か 同じ物件の情報を、図面、チラシ、ポータル用の文章、社内の一覧と、何度も打ち直します。どこか1か所を直し忘れて、資料ごとに内容がずれることもあります。

方法 - 物件情報を1つの表にまとめる（所在地・種別・価格や賃料・広さ・設備・写真フォルダの場所） - 物件資料のひな形をExcelで作り、表の物件番号を入れると項目が入るようにする（検索の関数を使います） - 紹介文のよく使う言い回しを、定型文として集めておく

はじめの一歩 今扱っている物件を、1行に1物件で表にします。資料を作るときは、この表から写す。直すときも、まず表を直す。この順番を決めるだけで、ずれが減ります。

何が手間か 前の契約書をコピーして、名前や金額を差し替えます。差し替えもれが一番こわいところです。同じ情報を、申込書、契約書、重要事項説明書に何度も書きます。

方法 - 契約に使う情報を1枚の「入力シート」に集める（当事者・物件・金額・期間・特約の有無） - 書類のひな形の中で、入力シートのセルを参照する。名前や金額は入力シートだけで直す - 差し替える場所に色を付けたひな形を用意し、作成後に色の付いた箇所を目で確認する

契約書や重要事項説明書に何を書くかは、法律や業界団体の書式で決まっている部分があります。内容そのものは、所属団体の書式や公式の案内、専門家に確認してください。ここでの自動化は「同じ情報を何度も打たない」ためのものです。

はじめの一歩 いちばんよく使う書類を1つ選び、差し替える項目を書き出します。その項目だけを集めた入力シートを作ってみましょう。

何が手間か 賃貸の契約更新、保険の更新、解約予告、媒介契約の期間。期限のあるものがたくさんあります。カレンダーや手帳に書いていても、見落としが心配です。

方法 - 期限の一覧表を作る（物件・契約者・種類・期限日・連絡する日・対応済み） - 期限日が近い行に色が付くよう、条件付き書式を設定する - GASやPower Automateで、連絡する日になったら担当者にメールが届くようにする - 更新のお知らせ文を定型文にする

期限が何日前に来るか、何をいつまでにするかは、契約の内容や各制度によって違います。具体的な日数は、契約書や各制度の公式案内で確認してください。

はじめの一歩 今後半年の間に期限が来る契約を、表に書き出します。「連絡する日」の列を作って、自分で決めた日を入れる。まずはそれを毎週月曜に見るだけで十分です。

何が手間か 役所、法務局、現地。調べる場所と項目が多く、物件ごとに進み具合がばらばらになります。どこまで調べたか、担当者の頭の中にしかないこともあります。

方法 - 調査のチェックリストをスプレッドシートで作る（項目・調べる場所・済み・メモ） - 物件ごとにシートをコピーして使う - 取った資料は、物件ごとのフォルダに「物件番号_資料名」の名前で保存する

はじめの一歩 次の調査から、自分が普段見ている項目を書き出して、チェックリストにします。完ぺきでなくて大丈夫です。使いながら足していきましょう。

何が手間か 家賃、敷金や手付金、仲介手数料。入金の種類が多く、通帳や明細と1件ずつ見比べるのに時間がかかります。入金の名前が契約者名と違うこともあります。

方法 - 入金予定の一覧を作る（契約者・物件・種類・金額・予定日・入金日） - 銀行の明細をCSVでダウンロードし、Excelに貼り付けて、金額と名前で照らし合わせる - 入金日が空のまま予定日を過ぎた行に色を付ける - 入金のお願いの文面を、ていねいな定型文にしておく

はじめの一歩 今月の入金予定を、1つの表にまとめます。明細を見たら入金日を書く。空いている行だけを確認すればよくなります。

どの方法が自分の会社に合うか、迷うこともあると思います。「業務の自動化診断＆推進プラン」（無料）では、自分の業種と業務を選ぶと、方法の比較とおすすめが出ます。まずは気になる業務を1つ選んで、試してみてください。

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次の反響が届く前に、台帳を1枚作ってみてください。

※この記事はAIを活用して作成しています。

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