2026-10-21・セキュリティ

人が辞めた日にやるアカウント整理｜小さな会社の退職時チェックリスト（IPAガイドライン第4.0版より）

人が辞めたあとも、その人のメールやクラウドのアカウントが動いたまま。小さな会社では、よくあることです。

悪気のある人でなくても、残ったアカウントは危険です。パスワードが使い回されていれば、外から入られる入口になります。

IPA（情報処理推進機構）の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版（2026年3月）にも、退職のときの対策が書かれています。この記事では、それを小さな会社向けのチェックリストにしました。

この記事でわかること：

• ガイドラインが、退職のときに求めていること
• 辞める日に止めるもの、回収するもの
• 共有パスワードの変え方
• そのまま使えるチェックリスト

ガイドラインに書かれていること

第4.0版では、次のような内容が書かれています（要約）。

• 共有の設定を見直す対策として、従業員の異動や退職のときは、すみやかに設定を変更（削除）する
• 退職や契約満了のあとの不正利用を防ぐため、情報や機器・ID・鍵などを回収し、データは復元できない方法で消去する。実行したかどうかは、チェックリストや記録で見えるようにする
• 異動や退職での権限の変更・削除漏れを防ぐため、アクセス権を見直すルールを決める
• 共有IDはなるべく使わず、使うなら誰が使ったかわかるようにする

つまり「止める」「回収する」「消す」「記録する」の4つです。

1. 辞める日に止めるもの

最終日の業務が終わったら、その日のうちに止めます。

• 会社のメールアカウント
• クラウドのファイル置き場（Googleドライブ、OneDrive、Dropbox など）
• チャット（Slack、Chatwork、LINE WORKS など）
• 会計・給与・顧客管理などの業務サービス
• ネットバンキングの利用者ID
• VPNや社内ネットワークへの接続
• SNSや広告アカウントの管理者権限

消す前に、データを引き継ぐことを忘れないでください。サービスによっては、アカウントを削除すると、その人のファイルやメールも一緒に消えます。まずログインを止め（パスワードの変更や停止）、必要なデータを別の人に移してから削除すると安全です。

2. 共有パスワードを変える

小さな会社では、1つのIDをみんなで使っていることがよくあります。辞めた人が知っていた共有パスワードは、すべて変えます。

• Wi-Fiのパスワード
• 共有のメールアドレスやSNSのアカウント
• 複合機・NAS（ネットワークのハードディスク）・防犯カメラの管理画面
• 取引先のサイトの共有ログイン

どれを知っていたかわからないときは、全部変えるつもりで一覧を作ります。次から楽になるように、共有のIDはできるだけ一人ひとりのアカウントに切りかえていきます。

3. 回収するもの

• パソコン、スマホ、タブレット
• USBメモリや外付けのディスク
• 鍵、入館カード
• 紙の書類、名刺

会社の機器を別の人に回したり処分したりするときは、データを復元できない方法で消去します（初期化の方法は、機器のメーカーの案内を確認してください）。

個人のスマホで会社のメールやチャットを使っていた場合は、本人に会社のアカウントをログアウト・削除してもらい、管理画面からもその端末のログインを切ります。

4. 記録を残す

何をいつ止めたかを、チェックリストに日付と担当者を書いて残します。あとで「止め忘れ」がないかを確かめられますし、何かあったときの説明にもなります。

そのまま使えるチェックリスト

退職者：＿＿＿＿　最終日：＿＿＿＿　担当：＿＿＿＿

止める（最終日のうちに） - ☐ メール（転送や自動返信の設定も確認） - ☐ クラウドのファイル置き場（共有リンクの持ち主も確認） - ☐ チャット - ☐ 業務サービス（会計・給与・顧客管理など） - ☐ ネットバンキングの利用者ID - ☐ VPN・リモート接続 - ☐ SNS・広告アカウントの管理者権限

引き継ぐ（削除の前に） - ☐ メール・ファイル・カレンダーを担当者に移した - ☐ 取引先に担当の変更を伝えた

変える - ☐ Wi-Fiのパスワード - ☐ 共有のメール・SNS - ☐ 複合機・NAS・カメラの管理画面 - ☐ 取引先サイトの共有ログイン

回収・消去 - ☐ パソコン・スマホ・USBメモリ - ☐ 鍵・入館カード - ☐ 個人スマホの会社アカウントを削除してもらった - ☐ 機器のデータを消去した

記録 - ☐ このリストを保存した（日付・担当者）

外注さんやアルバイト、派遣の人の契約が終わったときも、同じリストを使ってください。

ふだんからやっておくと楽なこと

• 誰がどのサービスを使っているかの一覧を作っておく
• 共有IDを減らし、一人ひとりのアカウントにする
• 会社でパスワード管理ツールを使う（共有するパスワードもツールの中で管理する）
• 多要素認証（2段階認証）をオンにしておく

パスワードの使い回しを点検するツール

辞めた人が知っていたパスワードを、ほかのサービスでも使い回していないかが心配なときに。ブラウザやパスワード管理アプリから書き出したパスワードの一覧（CSV）を入れると、使い回し・弱いもの・末尾だけ変えた似たパスワードを一覧にする点検ツールを作りました。ブラウザだけで動き、パスワードは外部に送信されません。書き出したCSVは、調べ終わったらすぐに削除してください。

この記事の下の「あわせて使える無料ツール」から開けます。

まとめ

• 退職のときは「止める・回収する・消す・記録する」
• アカウントは最終日のうちに止める。削除の前にデータを引き継ぐ
• 辞めた人が知っていた共有パスワードはすべて変える
• 機器は回収し、データは復元できない方法で消す
• チェックリストに日付と担当者を残す

出典：

• IPA 中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン（第4.0版、2026年3月）

※この記事は、AIが下書きを作り、IPAのガイドライン第4.0版の本文で確認して公開しています（2026年10月21日）。一般的な情報です。サービスごとの操作は、それぞれの公式ヘルプを確認してください。